Cinco errores comunes al compartir archivos en la oficina, que generan confusión, versiones perdidas o riesgos de seguridad sin que nadie se dé cuenta.
- Enviar el mismo archivo por correo una y otra vez, creando decenas de versiones distintas («informe_final», «informe_final_v2», «informe_final_YA_SI»). Mejor: un solo archivo compartido en Drive u OneDrive que todos editan.
- Compartir con «cualquier persona con el enlace» cuando el archivo tiene información sensible — cualquiera que reciba ese enlace, aunque sea por accidente, puede entrar. Comparte solo con las cuentas específicas que lo necesitan.
- No revisar quién tiene acceso a carpetas viejas. Con el tiempo se acumulan permisos que ya no deberían existir (ex-empleados, proveedores antiguos) y nadie los revisa nunca.
- Usar USB para pasar archivos entre computadores de la misma oficina teniendo ya una red compartida — más lento y más riesgo de perder el USB con información de la empresa.
- Nombrar los archivos sin ningún criterio («documento1», «sin título», «nuevo»), lo que hace casi imposible encontrar algo después de unos meses.
¿Organizamos el sistema de archivos de la oficina?
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