Para migrar el correo de un empleado que se va de la empresa: exporta su correo antes de eliminar la cuenta (para conservar el historial), transfiere sus archivos de trabajo a una carpeta compartida de la empresa, y configura una respuesta automática que redirija a quien deba atenderlo — todo antes de desactivar el acceso, no después.
El orden correcto, para no perder nada
- Exporta el correo (Outlook: exportar a un archivo .pst; Gmail/Workspace: usar Google Takeout o transferir a otra cuenta) antes de cualquier otro paso. Es la información más difícil de recuperar después si se elimina primero.
- Copia sus archivos de trabajo a una carpeta compartida de la empresa, no a una carpeta personal de otro empleado — así queda accesible para quien lo necesite después, no atado a una sola persona.
- Configura una respuesta automática en su correo avisando que ya no trabaja ahí y a quién contactar, antes de desactivar la cuenta — así los correos que sigan llegando no se pierden en el vacío.
- Cambia las contraseñas compartidas que esa persona conocía (WiFi, sistemas internos, redes sociales de la empresa).
- Recién ahí, desactiva o elimina la cuenta según la política de la empresa — algunas prefieren mantenerla inactiva un tiempo por si aparece algo pendiente.
El error más común
Eliminar la cuenta de inmediato sin exportar el correo primero. Semanas después aparece la necesidad de revisar un correo viejo, y ya no hay forma de recuperarlo.
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