Checklist: qué revisar antes de poner a trabajar un computador nuevo en la oficina

Antes de dárselo a un empleado, revisa seis cosas: licencia de Windows activada, antivirus, copias de seguridad configuradas, cuenta de usuario propia (no un administrador compartido), solo el software que la empresa realmente usa, y que la red y la impresora ya funcionen. Si saltas alguno de estos pasos, el problema aparece semanas después, cuando ya es mucho más difícil de rastrear qué lo causó.

Esto aplica igual si compraste el equipo nuevo o si lo vas a reasignar de otro empleado que ya no está.

1. Windows con licencia real, no una copia genérica

Un Windows sin activar (o activado con una licencia genérica de dudosa procedencia) puede dejar de funcionar de un día para otro, justo cuando el empleado más lo necesita. Verifica en Configuración → Sistema → Activación que diga «Windows está activado con una licencia digital».

2. Antivirus activo, no solo instalado

Windows Defender viene incluido y para la mayoría de oficinas es suficiente — pero confirma que esté activo, no solo instalado. Algunos equipos nuevos vienen con la protección apagada por defecto o con una versión de prueba de otro antivirus que expiró sin que nadie lo notara.

3. Copias de seguridad configuradas desde el primer día

No esperes a que el empleado lleve tres meses de trabajo guardado solo en el disco local. Configura OneDrive, Google Drive o el sistema que use la empresa antes de entregarle el equipo, para que todo se respalde automáticamente desde el primer archivo.

4. Una cuenta de usuario propia

Es tentador reutilizar la misma cuenta de «Administrador» en todos los equipos de la oficina. El problema: si alguien se equivoca o instala algo indebido, no hay forma de saber quién fue, y si esa persona se va, hay que cambiar la contraseña en todos los equipos a la vez. Una cuenta por empleado evita ambos dolores de cabeza.

5. Solo el software que de verdad se usa

Cada programa de más que traiga el equipo (pruebas gratuitas, barras de herramientas, programas del fabricante que nadie usa) es una cosa más que puede fallar o ralentizar el arranque. Desinstala lo que no vaya a usar la empresa e instala únicamente lo necesario: Office, el sistema de correo, y las herramientas propias del trabajo.

6. Red e impresora probadas antes de entregar el equipo

Conecta el WiFi o el cable de red, prueba abrir una página, e imprime una hoja de prueba antes de que el empleado se siente. Es la diferencia entre que el primer día sea productivo o se vaya media mañana en «no me imprime».

Este mismo checklist sirve si el equipo lo vas a reasignar de un empleado que ya no está en la empresa — revisa además que se haya cerrado sesión en todas sus cuentas antes de dárselo a otra persona.